כל בעל משרד מייצגים, מתמודד עם אתגרים רבים במהלך העבודה השוטפת: ניהול כמות אדירה של מידע ושל נתונים, מעקב אחר ביצועי העובדים במשרד, תקשורת מול הלקוחות וכמובן – דיווחים לרשויות.
במשרדים רבים, הניהול דורש שימוש בשלל מערכות ותוכנות שונות. כתוצאה מכך, זמן רב מתבזבז על עבודה תפעולית, שעות העבודה רבות, היעילות נמוכה והעלויות כבדות.
בקיצור – לנהל משרד מייצגים, זה עניין מורכב. אבל מעכשיו – אנחנו עושים לכם את החיים הרבה יותר פשוטים וקלים.
כאן בFINBOT, אנחנו מכירים היטב את הקשיים ואת הצרכים של משרדי המייצגים, ולכן פיתחנו פתרון הוליסטי – שמפשט את ניהול המשרד, מאפשר בקרה על ביצועי העובדים, משפר את התקשורת השוטפת מול לקוחות המשרד ומקצר את העבודה מול הרשויות.
הכירו את מערכת ניהול המשרד החדשה של FINBOT – מערכת דיגיטלית אחת, לניהול כל הצרכים העסקיים והמקצועיים שלכם. מעכשיו – אתם יכולים להיות בשליטה על כל מה שקורה במשרד, בקלות ובזמן אמת.
איך המערכת עובדת בשבילכם?
המערכת אינטואיטיבית, חכמה ומציגה תמונת מצב בזמן אמת על אודות הספק העובדים ותיקי הלקוחות. היא יודעת לבצע חתכים, ניתוח וירידה לפרטים (Drill Down), ומאפשרת יכולת מעקב ובירור. כך לדוגמה, ניתן לבדוק בה חריגות – בלחיצת כפתור ובלי צורך לעבור מתוכנה לתוכנה. המערכת לא רק מושכת ומציגה נתונים ממערכת הנהלת החשבונות, אלא גם מנהלת תהליכים ומשימות.
המערכת מבוססת על חיבור מלא של כלל מקורות המידע הרלבנטיים, אשר מוזנים למקום אחד, והיא מחוברת בחזרה לממשק תצוגה חיצוני קל לשימוש וברור. כל זאת, במקביל לחיבור ישיר לרשויות הרלבנטיות.
הממשק החדשני של המערכת מבוסס על דשבורד – שבו המייצג יכול לבחור אילו נתונים הוא מעוניין לראות. המערכת מאפשרת לקבל תמונת מצב בזמן אמת על מצב כלל תיקי הלקוחות ועל סטטוס התשלומים שלהם. ניתן לבצע בדשבורד מגוון רחב של חיתוכים וניתוחים, ולהתאים אותו אישית לפי הצורך.
שווה להכיר: פיצ'רים חדשניים ובלעדיים לפינבוט
- בקרה על העובדים: המערכת מאפשרות פילוח של ההספק ושל ביצוע המשימות לכל עובד/ת במשרד, מה שמאפשר לפקח על צוות העובדים, למדוד את תפוקתם ולסייע להם במידת הצורך.
- תקשורת מול הלקוחות: חסר משהו? אין בעיה, שולחים ללקוחות SMS עם בקשות אישור לתשלום והשלמת חוסרים – ובלחיצת כפתור שלהם, הפעולה מתעדכנת ומתבצעת.
- חיבור לרשויות: אפשרות לדיווח ולתשלום ישירות לשע"מ באמצעות API חוקי (ולא באמצעות "בוט" אוטומטי שלא ניתן לעקוב אחריו). סטטוס השוברים מתעדכן לאחר הצלחת הפקודות.
- הפקת מסקנות: המערכת מציעה אפשרויות מרובות לניתוח התיקים. אפשר לקבל חיתוכים רוחביים של כלל לקוחות המשרד ומצבם, וכך, לאתר בקלות ובמהירות חריגות שונות, להפיק תובנות ולהעניק שירות טוב יותר ללקוחות. אתם מקבלים שליטה ובקרה מלאה, מרמת השובר עד לתשלום החשבונית.
וזה עוד לא הכל…
FINBOT כוללת מבחר גדול של כלים שימושיים: הנהלת חשבונות חד צידי מלאה והנהלת חשבונות כפולה, קריאת מסמכים ורישום פקודות יומן באחוזי הדיוק הגבוהים בשוק, פקודות יומן אוטומטיות מצילום מסמכים באפליקציה בווטסאפ או במייל, אפליקציה ממותגת ללקוחות המשרד, שירות אישי של מנהל/ת לקוח לכל משרד ועוד.
"יתרון משמעותי למנהלים"
לדברי טל כרמון מנכ"ל FINBOT: "המערכת שלנו מעניקה יתרון משמעותי – זוהי מערכת ניהול חכמה שלוקחת ואוספת את כל הנתונים, מציגה באופן ברור, פשוט ונגיש את התהליכים ואת המשימות, מאפשרת לתקשר עם הלקוחות ועם הרשויות בקלות, לעקוב אחר ביצועים העובדים – והכל בממשק אחד. היום משרדי מייצגים עובדים במקביל עם מספר תוכנות, כאשר כל תוכנה משמשת אותם לנושא אחר. הם נתקלים בהרבה שלבים תפעוליים שמכבידים על העבודה השוטפת. מעבר לכך, המשימה לדעת מי דיווח ומי שילם לרשויות, היא מסובכת, כי צריך לעקוב אחרי כל אחד ואחת דרך אקסלים ותוכנות חיצוניות. המערכת שלנו משנה את חוקי המשחק. היא לא רק מציגה נתונים, אלא גם מנהלת תהליכים ומשימות. זוהי מערכת ניהול חכמה ומתקדמת, שמספקת מבט על תהליכי הניהול של המשרד ושל הלקוחות".
